este mês de novembro/23, a Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG), por meio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD-LAI), sob a presidência da diretora da Diretoria de Recursos Humanos (DRH), Cel. Silma Regina Gomes da Rocha Oliveira e da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (SubCPAD-LAI), representada pelo Chefe do Centro de Gestão Documental (CGDoc), Ten-Cel. Luiz Eduardo Coelho, realizou a primeira eliminação de documentos em papel, por meio de fragmentação mecânica, em conformidade com a norma vigente. Inicialmente, 178 pastas funcionais de militares inativos foram descartadas na Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável (ASMARE), na unidade central da Avenida do Contorno em Belo Horizonte.
A Polícia Militar utilizava o arquivo documental em papel como único suporte para registro de suas informações. Esse suporte, embora convencional, apresentava limitações em termos de espaço físico e durabilidade. A instituição decidiu realizar uma transição fundamental na forma como gerencia seus documentos arquivísticos físicos e vem substituindo, aos poucos, pelo microfilme. Dessa forma, os microfilmados permanecerão disponíveis no CGDoc para consulta e preservação.
O Arquivo Público Mineiro (APM), Instituição Arquivística do Poder Executivo, desempenhou um papel fundamental nesse processo, fornecendo orientações técnicas e autorizações necessárias para a eliminação/substituição segura dos documentos em papel. O microfilme oferece maior segurança contra perdas de informações por incêndios, inundações ou deterioração natural do papel. Representa eficiência, economia de tempo e recursos na localização de informações específicas. Garante a preservação das informações em longo prazo, garantindo que permaneçam acessíveis e legíveis ao longo do tempo e reduz a necessidade de grandes espaços físicos.
De acordo com o Ten-Cel. Luiz Eduardo Coelho, trata-se de um momento histórico para o CGDoc, para a Diretoria de Recursos Humanos (DRH), e para toda Polícia Militar, pois foi realizada a primeira eliminação física de pastas funcionais, após efetivados todos os procedimentos técnico-legais, e aprovação pelo órgão fiscalizador da Gestão Documental do Poder Executivo de Minas Gerais. “Esta mudança representa um marco significativo na jornada de melhoria contínua da instituição e na garantia da integridade de suas informações”, afirmou.
Com informações: Polícia Militar
